Ein Projekttreffen organisieren

Ich bin gerade mit meinen Kolleginnen dabei das erste Projekttreffen zum KA2-Projekt "Becoming a multicultural European" vorzubereiten.  Im Rahmen von KA2 durchgeführte Projekttreffen sollen dem Projektfortschritt dienen, d.h. es muss am Projekt gearbeitet werden. Ein rein touristisches Programm ist nicht zulässig. Ausflüge dürfen unternommen werden, sollten jedoch einen Bezug zum Projektthema haben, wenn sie in der Arbeitszeit liegen.

Um mit den Vorbereitungen starten zu können, braucht man natürlich einen Termin. Wenn der abgestimmt ist, müssen besonders Ausflüge und Referenten schnell gebucht werden. Ich stelle hier mal Stichwörter zusammen, die wir bei der Planung berücksichtigt haben:

• Wo kommen unsere Gäste unter? Wer bucht die Unterkunft? Wann und wie informieren wir die Eltern über ihre Gastschüler/in?
• Wie erfolgt die  Anreise? Sind Transfers vom Flughafen zur Unterkunft zu organisieren?
• Wie bewegen sich die Gäste während des Besuchs? Gibt es Wochenkarten vom ÖPNV?
• Kann das Stadtmarketing kostenlose Stadtpläne zur Verfügung stellen?
• Wer soll von der gastgebenden Schule am Projekt teilnehmen?
• Welche Räume brauchen wir?
• Welche Kolleginnen und Kollegen sollen wann am Projekt teilnehmen?
• Soll es ein Catering geben?
• Welche Ausflüge werden mit welchen Verkehrsmitteln gemacht?
• Brauche ich Gastaccounts für die PC-Räume?
• Welche Materialien brauchen wir für unsere Projektarbeit?
• Sollen die Gäste in anderen Klassen hospitieren? Wer soll angesprochen werden?
• Wer begrüßt die Gäste?
• Gibt es eine gemeinsame Abschlussveranstaltung?
• Welche Kollegin, welcher Kollege moderiert welchen Teil? Wer organisiert welchen Teil des Treffens?
• Wer bucht welche Veranstaltung?
• Bei wem laufen alle Fäden zusammen?
• Welche Spiele gibt es zur Auflockerung (icebreaker)?
• Wie will ich das Treffen evaluieren?
• Wer macht Fotos?
• Wie wird das Treffen dokumentiert?
• Soll die Presse eingeladen werden?
• Wie wird das Kollegium über das Treffen informiert?

 Bei uns wird es gerade ernst, deshalb gehe ich jetzt noch ein bisschen planen ...